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Geschäftsprozesse mit EDI optimieren

Nahezu jedes Unternehmen hat unnötige administrative Aufwände, die zum Teil deutlich reduziert werden können. Die Automatisierung, Digitalisierung und Verbesserung von Geschäftsprozessen ist dabei ein sinnvoller Ansatzpunkt. Speziell die Kommunikation mit Geschäftspartnern birgt ein enormes Optimierungspotenzial. Im folgenden Beitrag erklären wir wie EDI und EDIFACT einen vollautomatischen Belegaustausch ermöglicht.

EDI / EDIFACT – Eine kurze Erklärung
EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange. Es geht um den papierlosen Austausch strukturierter Daten zwischen Geschäftspartnern, wie z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen.
EDIFACT ist der Standard der Vereinten Nationen und damit Grundlage für einen einheitlichen Informationsaustausch jenseits von Branchen- und Ländergrenzen.

Anstatt wie bisher die Belege und Dokumente in der Kommunikation mit den Geschäftspartnern auszudrucken, zu faxen, zu mailen, können die Informationen aus dem ERP System in Dateien gespeichert und automatisch übermittelt werden. Damit die Geschäftspartner die Dateien lesen können, wird in vielen Unternehmen auf den EDIFACT als meist genutzten Standard benutzt.

Geschäftsprozesse mit EDI optimieren

Die Vorteile von EDI

Mit EDI gibt es keine Systemabbrüche oder Medienbrüche mehr. Durch die Integration von EDI in das ERP System gibt es vollautomatisierte Prozessabläufe. Die Anwender aus den Fachabteilungen können Informationen direkt über EDI-Nachrichten einsehen und überprüfen.

Diese Vorteile ergeben sich durch die Nutzung von EDI:

  • Kosten senken
    Je nach Lieferantenanzahl und personeller Ausstattung gibt es variable Kosten für die Belegverarbeitung. Empirische Untersuchungen haben Kosten von bis zu 25 Euro pro Papierbestellung ergeben. Anhand der eigenen Bestellungen kann man das enorme Einsparpotenzial schon erkennen.
  • Fehlerquote reduzieren/Qualität verbessern
    Zwischen 2% und 5% fehlerhafte Buchungen sind bei manueller Belegerfassung üblich. Dies können zum Beispiel falsche Bestellmengen, falsche Liefermengen oder gar falsche und fehlende Bestellpositionen sein. Der zeitliche Mehraufwand und die damit verbundenen Mehrkosten sowie die schlechtere Reputation des eigenen Unternehmens können verhindert werden. Verschwenden sie nicht wertvolle Ressourcen, sondern senken sie mit EDI die Fehlerquote.
  • Transparenz steigern
    Belege in Papierform müssen erst verarbeitet werden, ein Blick auf die Zahlen ergibt immer nur eine Schätzung, es gibt nie die Gewissheit, dass auch wirklich alles eingebucht wurde. Wurde möglicherweise noch ein Stapel Belege vergessen? Digitale Prozesse steigern die Transparenz im erheblichen Maße.
  • Geschwindigkeit erhöhen
    Kundenbestellungen per Fax, Email oder Briefpost müssen manuell in das ERP System eingebucht wurde, das kann in schlechten Fällen mehrere Tage dauern. Auch Kundenbestellungen am Wochenende können erst am Montag verarbeitet werden obwohl man sie bereits am Wochenende hätte automatisiert zum Lieferanten hätte senden können. Wertvolle Zeit, die für die Ressourcenplanung verloren geht – insbesondere, wenn sie fixe Liefertermine haben. Mit EDI sind Digitale Belege innerhalb von Sekunden im System und können direkt weiterverarbeitet werden.

Geschäftsprozesse mit EDI optimieren

Es gab bereits einen Blogbeitrag bei JTL Software zu dem Thema:

Wie es gelingt, mit EDI Geschäftsprozesse zu optimieren